En UTP, necesitábamos una forma de centralizar toda la información y flujos de trabajo enfocados en la generación de cursos virtuales en un solo lugar. Mi propuesta consistió en crear una Wiki con los diferentes pasos del proceso y toda la información del equipo. Con el tiempo, rediseñé y expandí la Wiki de forma orgánica.
La dirección de aprendizaje virtual de UTP contaba con muchos documentos y lineamientos esparcidos en sus carpetas de OneDrive. Muchos de estos documentos están enlazados y son actualizados regularmente. Todos deben ser socializados y fáciles de acceder para todo el equipo, en cualquier momento. Sin embargo, los documentos, al estar desconectados, ser editables, y estar almacenados en diversas carpetas o espacios, pueden ser difíciles de entender y navegar (especialmente para un nuevo miembro del equipo).
El objetivo principal de este caso fue crear un espacio centralizado que sirva como repositorio de lineamientos y procesos, que nos permita actualizar y socializar el material cuando se necesite. Debe ser fácil de buscar, actualizar e integrar dentro de nuestros procesos ya existentes.
La estructura de la Wiki se organizó en base a los tipos de lineamientos que tenemos. El mapa de sitio se diseñó en función al previamente usado Manual de Lineamientos gráficos, y las páginas se separaron según tipo de recurso y las dos categorías de recursos que ofrecíamos: Estáticos e Interactivos.
Inicialmente, la Wiki se implementó en Sharepoint - pero debido a la lentitud del uso y la dificultad de la edición, empezamos a evaluar una posible mudanza.
En el 2023, tomé la decisión de mudar la Wiki de Sharepoint a Notion debido a que la plataforma facilitaba aún más la edición y el compartir del contenido. Aproveché la oportunidad de reorganizar el contenido de forma más intuitiva, pues durante el uso de la Wiki en Sharepoint, el equipo comentó algunos problemas encontrando páginas necesarias para completar su trabajo - debido a la organización basada en tipos de lineamientos en vez de una basada en el proceso de trabajo. El nuevo mapa de sitio de la Wiki fue diseñado para enmendar ese problema.
Notion, por otro lado, nos dio la oportunidad de tener data más personalizada sobre visitas a cada página por diferentes miembros del equipo para determinar los momentos en los que información específica es más buscada. Esto nos permite llevar a cabo actividades como talleres de refuerzo de lineamientos, espacios de feedback dentro del equipo, etc.
En general, la mudanza fue exitosa y nos ha permitido trabajar de forma más ágil. Incluso, con la implementación de la IA Notion, hemos logrado usar todo el contenido agregado en la Wiki para que los miembros de nuestro equipo puedan realizar preguntas sobre los lineamientos en el programa mismo y recibir respuestas correctas– sin necesitar consultar a los especialistas. ¡Nada mal!