Mi equipo necesitaba una forma de facilitar y agilizar la creación de recursos educativos en múltiples plataformas. Para esto, homologué los diferentes elementos de diseño y creé un sistema multiplataforma y multiformato.
Contexto
El equipo de virtualización de cursos de UTP está compuesto por Comunicadores Audiovisuales (CAs) y Diseñadores Instruccionales (LXDs, por sus siglas en inglés). Ellos se encargan de diseñar los materiales gráficos y audiovisuales que los estudiantes revisan y de organizar y diseñar el contenido que se encuentra en ellos, respectivamente.
La virtualización es un proceso intenso, que utiliza una metodología ágil y customizada, y una de sus metas es crear recursos educativos que cumplan con los objetivos educativos de los diversos cursos. Obviamente, los recursos deben ser llamativos y conducir a los alumnos a usarlos múltiples veces para estudiar y practicar. Por ello, ponemos bastante énfasis en emplear elementos gráficos y audiovisuales creativos, que puedan cautivar la atención de los estudiantes. Sin embargo, el aumento reciente en la demanda de carreras virtuales ha requerido un aumento en la calidad de los mismos. Esto aumenta la carga del equipo y requiere una inversión de tiempo mayor por nuestro lado.
Figura 1:
Objetivos
El objetivo principal del proyecto es agilizar la creación de recursos didácticos que fomenten la revisión, lectura y uso de los recursos educativos.
Sin embargo, también consideré algunos objetivos secundarios.
Permitir algo de flexibilidad de los CAs y darles algo de espacio para personalizar los recursos con su estilo personal.
Asegurar que los productos finales que se creen sean concordantes con el sistema de diseño establecido para el nuevo LMS de UTP, debido a que los lineamientos usados para crear recursos previo a este momento se ajustaban al estilo visual del LMS anterior.
Metodología
Para dar con la solución indicada, conversé con algunos CAs del equipo sobre cuáles eran sus dolores principales en la creación de diseño. En ese momento, la virtualización requería que cada equipo creara un estilo visual específico para cada curso que creaban. De los 5 miembros del equipo con los que conversé, el dolor principal que tenían era diseñar un estilo visual que pueda seguir los lineamientos previos y ser único e interesante a la vez, sin comprometer uno de los dos componentes debido a los tiempos ajustados.
Figura 1:
Aparte, debido a conversaciones previas con los líderes de mi equipo, había quedado claro que una de las grandes necesidades de la virtualización en los siguientes años es la estandarización de procesos.
Debido a estos dos elementos, quedó claro que la solución adecuada para este proceso era crear un sistema de diseño con procesos de trabajo adyacentes para facilitar el uso de sus componentes - que en realidad serían elementos que variarían desde cajas de texto hasta plantillas completas para recursos.
Finalmente, decidí que el sistema también debía ser acompañado por un plan de presentación y capacitación al equipo, pues la adaptación tendría que ser rápida para sacarlo en marcha dentro de los plazos esperados.
La solución
Creación del sistema de diseño
Como mencioné antes, el sistema debía ser concordante con el estilo visual pre-existente creado para UTP+Class, el nuevo LMS de UTP. Por suerte, ellos tienen un sistema de diseño ya existente. Sin embargo, el sistema de diseño está únicamente diseñado para la creación de productos digitales. Mi equipo, en comparación, crea muy pocos productos digitales para virtualizar cursos. En su lugar, crean:
Videos (51%)
Infografías interactivas (21%)
Infografías estáticas (13%)
Lecturas (10%)
Esto significa que el sistema de diseño no solo debe incluir elementos que se puedan adaptar a todos estos recursos, sino que debe considerar que deben funcionar en diversos formatos.
Para crearlo, revisé recursos preexistentes y apunté qué tipos de componentes y elementos visuales veía de manera más común para cada tipo de recurso. La lista final fue la siguiente:
Videos
Carátula
Cajas de texto
Cintillos
Infografías interactivas
Botones
Cajas de texto
Infografías estáticas
N/A (mucha variabilidad)
Lecturas
N/A (mucha variabilidad)
Como se ve, algunos recursos tenían demasiada variabilidad para ameritar la creación de componentes específicos para ellos. Varios de estos recursos también requieren bastante tiempo de trabajo para el equipo, así que en vez de itemizar los elementos internos, decidí limitarnos a la creación de plantillas enteras para esos recursos.
Finalmente, los elementos que creamos fueron:
Videos
Plantilla para carátula
3 Cajas de texto
2 Cintillos
Infografías interactivas
3 tipos de botones
Plantillas de diapositivas (todas las infografías interactivas siguen el formato de presentación)
Infografías estáticas
5 plantillas
Lecturas
2 plantillas
Figura 1:Figura 2:Figura 3:
Flujos de trabajo
Junto a las plantillas, decidí implementar flujos de trabajo específicos sobre cómo usarlas. Tomé esta decisión porque las habilidades de uso de todo el software necesario para trabajar todos los elementos del sistema no eran parejas en el equipo. Por ello, cada plantilla y elemento se acompañó con videotutoriales e instrucciones de cómo utilizarlas más eficientemente dentro de la Wiki del equipo.
Figura 5:
Diseminación del sistema de diseño
Para entregar el sistema de diseño al equipo, actualicé la Wiki completamente para presentar todos los cambios y convoqué al equipo a una serie de reuniones/talleres para ofrecer entregas graduales. Todo esto se realizó semanas antes del inicio del nuevo proceso de virtualización, y se desarrollaron espacios para resolver dudas todas las semanas por los siguientes 2 meses.
Figura 6:
Q.A
Como los requerimientos de diseño cambiaron radicalmente, mi equipo tuvo que ajustar los criterios que usamos para medir la calidad de los recursos. Debido a la homologación y estandarización del estilo visual mediante el sistema de diseño implementado, esto realmente simplificó el proceso anterior y redujo los ítems en el checklist sin comprometer la calidad. El checklist anterior contaba con 32 ítems para los elementos evaluados, mientras que el nuevo cuenta con 25. La revisión, por ende, se agilizó junto al trabajo.
Desafíos
Inicialmente, anticipé que el problema principal sería la aceptación del sistema, pues suponía un cambio mayor en el desarrollo de cursos. Sin embargo, en el momento de la entrega, el principal problema pareció ser que el equipo percibió que la entrega se hizo muy próxima al inicio de la etapa de diseño de cursos. (2 semanas antes de virtualizar). Tomé nota de esto para asegurar que otros cambios mayores se realicen con mayor preparación.
Por otro lado, el equipo de diseño de cursos tiene alta rotación anual, así que una de las grandes complicaciones es capacitar al equipo lo suficientemente rápido para que se puedan adaptar al sistema y aplicarlo correctamente. Por otro lado, el equipo tiene diferentes niveles de habilidad con los distintos programas que usamos para crear recursos - lo cual causa dificultades ocasionales con algunas de las herramientas que son necesarias para que el sistema funcione.
El problema de la rotación es uno que afecta a otros procesos y queda pendiente resolverlo. Sin embargo, se está llevando ciclos de capacitación seguidos para el equipo - sobre todo miembros nuevos del mismo - para nivelar las habilidades de todos.
Resultados
Los resultados de la implementación del sistema de diseño han sido muy positivos. El equipo puede generar recursos entre 5-28% más rápidamente – dependiendo del formato. La satisfacción de los colaboradores con el mismo también ha sido alta - pero han surgido algunas sugerencias relacionadas a:
Qué tanta variabilidad es apropiada dentro de una plantilla y cómo aseguramos que el proceso de QA no la resalte como una incidencia.
Cambios a la organización del contenido dentro de algunas plantillas por motivos académicos.
Formatos alternativos para algunas plantillas y componentes, para agilizar la producción de recursos particulares.
Estos y otros pedidos han sido tomados en cuenta y serán implementados como modificaciones o adiciones al sistema eventualmente.
